« »

Помнить и делать всё вполне реально!

 Ничего не забывать, делать еще больше, при этом получать удовольствие! Звучит не очень реально, правда?

Оказывается, это возможно!

Каждый год я, как и большинство любителей планировать, подвожу итоги и постоянно нахожу дела, которые переносятся на потом. Да что там — каждый год, у меня это каждую неделю и даже каждый день! Дел и задач всегда на месяц вперед как минимум, и постоянно что-то не успевал — мои планы никогда не выполнялись полностью.

Одна и та же “новая” цель каждый год!

Казалось бы, очевидно, что если планы и реальность не сходятся, с планом что-то не так. Я всегда ставил целей по максимуму — больше, чем мог сделать. С одной стороны, это здорово — всегда есть к чему стремиться, с другой — психологически не очень комфортно, когда ты всегда “не молодец”, потому что успел только половину.

Эту проблему достаточно просто решить правильным процессом планирования. Я начал записывать все дела в Google Календарь и удивился, когда мой план на текущую неделю занял там все три! Это немного вернуло меня к реальности, но еще более остро возник вопрос приоритетов — времени оказалось еще меньше, чем я думал. Что же сделать из моих планов в первую очередь? Отказываться от них совсем не хотелось… Так я начал изучать вопрос личной эффективности.

Я прочитал множество книг на тему целеполагания, эффективности, тайм-менеджмента, несколько блогов и массу статей. В результате я с удовольствием открыл для себя методику GTD — Getting Things Done (Как разобраться с делами) Дэвида Аллена по одноименной книге. Осмыслить ее под другим углом мне помогла книга Люси Джо Палладино “Максимальная концентрация”. И, наконец, обобщила все это книга Максима Дорофеева “Джедайские техники”. Именно эти книги я рекомендую к прочтению в первую очередь!

В результате изучения методики GTD и применения ее в жизни я стал успевать гораздо больше дел, при этом меньше уставать! Это к моему огромному удивлению, так как я всегда считал, что живу почти на пределе эффективности. Секрет этой техники в том, что она ничего не меняет в жизни, а помогает лучше понять себя и подружиться со своим сознанием, естественными жизненными ритмами.

Не любите читать?

Можете посмотреть небольшое видео! Рассказал ребятам в нашем офисе про эту методику. Презентация к видео в конце статьи.

Мозг не любит запоминать!

Точнее, он может запоминать, но очень напрягается и делает это не так охотно, как планирует будущее. Простое подтверждение — представьте себе, что Вы будете делать в следующие 2 недели. Думаю, это не очень сложно — сразу перед глазами появляются картинки и сцены в подробностях. А теперь давайте вспомним, что Вы делали в последние 2 недели? Значительно сложнее!

Таким образом, если мы будем меньше дел хранить у себя в голове — меньше будем напрягаться и больше думать о новом!

Интеллектуальная продуктивность

Мыслетопливо — так называет Максим Дорофеев в книге “Джедайские техники” ресурс, за счет которого мы думаем. Это аналогия с бензином в автомобиле — когда мы думаем, тратим мыслетопливо. С утра мы отдохнули, его много — вопросы решаются быстрее и проще, но чем больше мы устаем, тем медленнее все делаем. Это необходимо учитывать и ставить наиболее важные задачи в те периоды, когда мыслетоплива больше, а также регулярно его восстанавливать короткими паузами, сменой типов задач и не тратить его на лишние мысли, например, на воспоминания — что нужно сделать после этой задачи, и так каждый раз. Гораздо удобнее подумать один раз, потом спокойно делать все по списку!

Эффект перегруженности

Предположим, что у специалиста производительность — 8 условных дел в день. Если он мотивирован или понимает, что все дела очень важные, то сможет сделать 10 — это предел. Жить всегда на пределе не получится — стресс, выгорание и откаты назад. А если в ежедневном плане 15 дел, сколько он будет выполнять? Не 10… И даже не 8… Скорее всего, это будет 4-5 дел!

Почему это происходит? В такие моменты возникает прокрастинация — вместо того, чтобы делать дела, мы начинаем тратить мыслетопливо на то, чтобы расставить приоритеты и понять, что делать, в какой последовательности и как все успеть. Причем делаем дела мы с осознанием того, что все равно все не успеем. Это сильно демотивирует, и производительность резко падает.

Обезьяна и рациональный тип

Наш мозг так устроен, что в некоторые моменты мы готовы думать, а в некоторые делать — причем первых моментов значительно меньше. Совсем редко и то и другое одновременно.

У Максима Дорофеева есть замечательная аналогия — в нашей голове живет обезьянка и рациональный тип, они по очереди управляют нашими действиями. Рациональный тип редко у пульта управления и быстро устает, а вот обезьянка там очень часто, может делать много понятных ей дел, но совсем не хочет думать.

Это говорит о том, что желательно выделять время на принятие решений: что и в какой последовательности делать, а также конкретизировать эти дела, чтобы потом в основное время, когда у руля деятельная обезьянка, мы просто делали все по намеченному и понятному плану.

Много дел в голове? Привет, стресс!

Наше сознание так устроено, что если мы подумали — надо бы что-то сделать, то мы дали себе обещание. Даже если потом об этом забыли и вспомнили уже тогда, когда стало понятно, что это не выполнено. К чему приводит нарушение искренних обещаний себе? К стрессу. Чем больше дел у нас в голове, тем больше фоновый стресс по этому поводу, не дай бог что-то забыть!

Первые шаги к цели

Ниже я коротко опишу алгоритм действий по системе GTD, который очень помог мне больше успевать и делать это легко и с удовольствием!

Шаг 1. Собираем.

Нужно выписать в одно место (блокнот, документ, программу) все дела, задачи, планы, мысли, цели, которые у Вас есть и Вы хотели бы их сделать. Вообще все.

Я использую для этого программу Evernote — есть бесплатная и не очень дорогая платная версия. Можно использовать аналогичный вариант — бесплатная программа Maxdone — тоже очень удобная.

Шаг 2. Группируем.

Классифицируем все, что мы выписали на 4 группы:

Ожидание — задачи, которые Вы точно решили сделать.

Проекты — это дела, которые состоят из нескольких задач. Проекты будут содержать в себе отдельные единичные задачи.

Когда-нибудь — вы не уверены, когда будете это делать, важно ли это и будете ли вообще. Но забыть это не хочется.

Шаг 3. Формулируем.

После группировки очень важно четко, понятно и коротко сформулировать задачи. Это нужно для того, чтобы когда у руля будет обезьянка в вашей голове, она поняла и сделала задачу. Если будет не очевидно и нужно будет додумывать — вряд ли Вы будете прерывать свой деятельный процесс на раздумья, скорее всего перенесете задачу на следующий день. Проанализируйте свои планы — наверняка есть задачи, которые переносятся, возможно это на самом деле проекты — их нужно разбить на более мелкие задачи и конкретнее сформулировать, увидите как дело сдвинется с мертвой точки!

Хотите увеличить продажи?

Мы знаем, как привести на Ваш сайт целевых клиентов. Оставьте заявку прямо сейчас и получите индивидуальное предложение!

Отправить запрос

Шаг 4. Планируем.

Просматриваем список задач в ожидании, что-то добавляем в Google Календарь на конкретную дату. Можно при этом удалить из списка ожидания эту задачу, но из календаря она пропасть не должна — если не успеете ее сделать, переносите — это правило. Если так не получается, лучше не удаляйте из листа ожидания до ее выполнения. Я удаляю, так как календарь для меня это то, что я точно решил сделать, и слежу за этим очень внимательно.

Все, что не попало в календарь — добавляем уведомления на конкретную дату и время, когда мы планируем сделать это дело, или когда нам нужно про него напомнить.

 

Таким образом, у вас часть задач попадает в календарь, а часть хранится в Вашей системе.

В голове не должно ничего остаться, вы должны доверять своей системе. Она напомнит Вам, когда и что сделать, Вы об этом уже позаботились и можете спокойно сконцентрироваться на делах, не думая о том, успеем ли мы все, что делать дальше, или не забыл ли я чего?

Все! Дальше просто пользуемся =)

И как этим пользоваться?

Как только у появляется задача — сразу добавляйте ее в свою систему.

Я делаю это через виджет в телефоне одной кнопкой. На этом этапе не обязательно четко формулировать и ставить дату, если это не напоминание. Важна простота и скорость добавления.

Регулярно актуализируйте списки задач.

Я делаю это раз в день в 10 утра, обычно на это хватает 5-10 минут. Из папки входящие распределяю задачи по классификации, уточняю формулировки, ставлю напоминания, заношу в календарь.

Еще желательно периодически устраивать глобальный обзор.

Я делаю это еженедельно во второй половине дня в пятницу. Просматриваем списки проектов, проверяем, все ли актуально, смотрим в разделе когда-нибудь — удаляем лишнее и добавляем в ожидание и план то, для чего пришло время. Приводим в порядок справочную информацию, генеральная уборка одним словом.

Лайфхаки и нюансы в Evernote

Фишка №1

Создайте дополнительную классификацию по местам или ситуациям, где вы можете находиться. Например, метки такого типа — в офисе, в машине, на даче, в метро, дома, в отпуске и т.д. Это позволит вам не вспоминать — что нужно сделать, и не просматривать все входящие, когда у Вас появится 15-20 свободных минут на то, чтобы сделать что-то полезное. Вы не будете тратить время на размышления — заранее уже продумали это!

Фишка №2

В Evernote каждая задача — это заметка, изначально они попадают в папку входящие, затем я в рамках ежедневных обзоров распределяю их по группам. Программа устроена так, что там есть папки и метки.

Отличие папок в том, что к ним можно сделать общий доступ для нескольких пользователей, но каждая заметка может находиться только в одной папке. Метки же — почти тоже самое, что и папки, но одной заметке может быть присвоено сколько угодно меток. Это удобно, потому что одна и та же задача может быть в справочной информации, например, прочитать книгу, и одновременно она будет у нас в разделе ожидание. У меня все заметки хранятся в одной папке входящие и распределены по группам метками.

Фишка №3

Возникает вопрос — когда мы быстро добавляем заметки, они тоже попадают в папку входящие, как при разборе найти их? Через фильтр, можно найти все заметки без меток — это и есть мои входящие, которые я ежедневно распределяю. Для удобства можно создать ярлык и поместить его в панель быстрого запуска.

Чем мне нравится GTD?

Секрет результативности очень прост — он заключается в том, что методика учитывает тонкости работы нашего сознания и нервной системы.

Когда мы начинаем хранить все дела во внешней системе — мозг физически меньше тратит на это энергии и может делать больше полезного, лучше и глубже концентрироваться на текущих делах, появляется место и силы для новых идей.

Если мы выписали во внешнюю систему все дела и некоторое время поддерживаем ее в актуальном состоянии — мы начинаем ей доверять, понимаем, что теперь ничего не забудем и все успеем благодаря планированию. Таким образом, уходит фоновый стресс, который мы возможно и не замечали, но вдруг становится гораздо больше сил!

А еще, чем больше мы пользуемся этой системой, тем увереннее мы становимся. Это связано с тем, что когда мы фиксируем где-то задачу, выполняем ее и вычеркиваем, то у нас в мозгу выделяется дофамин, что приносит удовольствие и делает нас увереннее в себе.

В результате применения этой системы я стал чувствовать себя спокойнее и увереннее, ощущать, что все действительно под контролем! Помимо приятного эмоционального эффекта, примерно в течение 2 месяцев я сделал все дела и проекты, которые ждали уже несколько лет, и стал планировать и выполнять новые задачи, которые направлены на достижение будущих целей.

Коротко обо всем в презентации:

Дмитрий Фролов

Автор статьи

Читайте также:

Рассылка Webolution

Что будет в рассылке?